Overijse hervormt onthaal in AC De Vuurmolen tot één centraal aanspreekpunt voor inwoners

We hervormen de onthaalwerking in het administratief centrum De Vuurmolen. Met één centraal onthaal willen we de dienstverlening toegankelijker, duidelijker en efficiënter maken voor alle inwoners. Door de onthaalfuncties te bundelen ontstaat één herkenbaar aanspreekpunt waar inwoners terechtkunnen met hun vragen (fysiek, telefonisch of digitaal), met ruimere openingsuren en een betere doorverwijzing naar de juiste dienst.

Met deze hervorming zetten we een belangrijke stap richting een moderne en klantgerichte dienstverlening. Vandaag zijn onthaalmomenten nog verspreid over verschillende diensten en locaties. Door deze te centraliseren in één duidelijke frontoffice, krijgen inwoners sneller hulp en wordt de werking intern efficiënter georganiseerd.

Met het centraal onthaal in De Vuurmolen maken we onze dienstverlening eenvoudiger en toegankelijker. Inwoners hoeven niet langer te zoeken bij welke dienst ze moeten zijn. Eén aanspreekpunt volstaat, waarna onze medewerkers hen snel en correct verder helpen - burgemeester Inge Lenseclaes

Het nieuwe centrale onthaal vormt de eerste lijn voor alle contacten met het lokaal bestuur. Inwoners kunnen er terecht voor:

• fysiek onthaal en begeleiding van bezoekers

• telefonische en digitale vragen

• basisadministratie en eenvoudige attesten

• afsprakenbeheer

• informatie over gemeentelijke diensten, evenementen en procedures

• gerichte doorverwijzing naar gespecialiseerde diensten

Door deze taken te bundelen kunnen eenvoudige vragen meteen worden opgelost, terwijl complexere dossiers rechtstreeks bij de juiste dienst terechtkomen.

Door onze onthaalwerking te centraliseren, kunnen onze diensten efficiënter werken en krijgen inwoners sneller antwoord op hun vragen. Medewerkers aan het onthaal worden specifiek opgeleid om burgers correct te begeleiden en door te verwijzen - Schepen Jeroen Van San

Het centraal onthaal in AC De Vuurmolen zal voortaan 42 uur per week geopend zijn met doorlopende openingsuren:

• Maandag: 10 uur open, met avondopening

• Dinsdag tot vrijdag: 8 uur per dag, doorlopend over de middag

Deze ruimere openingsuren zorgen ervoor dat inwoners hun bezoek beter kunnen plannen en dat wachttijden verminderen.

De hervorming gaat gepaard met een nieuwe organisatorische structuur. De onthaalwerking wordt ondergebracht in een dienst Centraal Onthaal, met een coördinator die instaat voor de dagelijkse organisatie, kwaliteitsbewaking en samenwerking tussen frontoffice en backoffice.

Daarnaast wordt ook de baliewerking van het cultuurcentrum Den Blank duidelijk afgebakend. Daar blijft een themabalie bestaan voor vragen rond activiteiten, ticketverkoop en zaalverhuur, terwijl algemene vragen over vrije tijd voortaan via het centraal onthaal verlopen.

Naar het “Huis van de Overijsenaar”

De hervorming past binnen een bredere ambitie om De Vuurmolen uit te bouwen tot het “Huis van de Overijsenaar”. Op termijn zullen ook de sociale diensten, die vandaag nog in Den Blijk gevestigd zijn, naar De Vuurmolen verhuizen zodat inwoners zoveel mogelijk gemeentelijke diensten op één locatie kunnen vinden.

Daarnaast start eind maart ook een snelbalie bij Burgerzaken voor eenvoudige administratieve verrichtingen, zoals het afhalen van een paspoort of rijbewijs, attesten, het wettigen van documenten of een reistoelating voor minderjarigen.

Op de gemeenteraad van maart willen we bovendien het bestek goedkeuren voor de herinrichting van de benedenverdieping van AC De Vuurmolen, zodat deze volledig kan worden ingericht als het nieuwe Huis van de Overijsenaar. De realisatie is voorzien tegen eind 2026.

Deze hervorming sluit aan bij onze ambitie om in te zetten op een kwaliteitsvolle, toegankelijke en toekomstgerichte dienstverlening, zoals ook voorzien in het bestuursakkoord.